于谦那番毫不留情的斥责,像一根细刺扎在林凡心头,不致命,但时刻提醒着他所处的尴尬位置和潜在的敌意。他明白,光靠东一榔头西一棒子地审计、揪问题,固然能展现能力,树立威信,但也容易把自己打造成众矢之的,成为各方势力攻击的靶子。
“扬汤止沸,不如釜底抽薪。”太子那边的暗示再次在脑中回响。什么是“抽薪”?对于林凡这个现代管理者看来,就是建立一套更优的、可复制的运作规则,从根源上减少“沸点”产生的可能。
审计是事后纠错,属于“质量控制”的末端。而真正的管理,应该前置到“过程控制”和“标准建立”。是时候将“流程再造”从想法付诸初步行动了!
他的第一个目标,锁定在文书流转这个最基础、也最混乱的环节。司礼监每日接收、分发的文书浩如烟海,但传递、归档全凭习惯和个人关系,效率低下不说,还极易出现延误、丢失甚至篡改。
这天,林凡拿着一份自己熬夜起草的《司礼监文书收发、传阅、归档暂行细则》(他内部称之为SOP 1.0版),找到了钱公公。
“钱公公,小的近日核查文书,发现各房司之间文书流转颇为耗时,且时有错漏。长此以往,恐误大事。”林凡开门见山,将那份细则双手呈上,“小的不才,草拟了一份细则,旨在明确流程,理清责任,提升效率,请您过目。”
钱公公有些愕然地接过那几张纸,只见上面用清晰的馆阁体写着:
一、文书接收:所有外来文书,均由指定人员(建议由小安子专职)统一登记编号,注明来源、日期、事由。
二、文书分发:根据事由,按预设路径分送各主管太监,接收人需签字画押。
三、文书传阅:规定传阅顺序和时限,避免积压。
四、文书归档:处理完毕的文书,需由经办人注明处理结果,交回归档处,按编号入库。
后面还附了几张简单的登记表格样式。
条理清晰,责任明确,操作性强。钱公公看着看着,眼神从疑惑变成了惊讶。他在司礼监混了半辈子,还是第一次见到有人把每天做的这些琐事,总结成这么一套……一套“规矩”?
“这……林凡啊,”钱公公放下细则,斟酌着词句,“你的想法是好的。不过,这各房司都有各房司的习惯,各位公公也……呵呵,骤然推行此等细则,恐怕……”
林凡早就料到他会是这种反应,立刻接口道:“公公所言极是。小的也知此事不易。故而斗胆建议,可否先在我们这办事处内部,以及与其他几个往来频繁的监司(比如内府库)之间,小范围试行?若果然有效,再徐徐图之。若无效,即刻废止,也无伤大雅。”
他采取了经典的“试点推行”策略,降低阻力。
钱公公捻着下巴,沉吟起来。林凡最近风头正劲,又是王公公看重的人,这点面子不能不给。而且,这细则看起来……好像确实能省点事?至少以后文书丢了、延误了,能找到具体是谁的责任。
“嗯……既然你有此心,那便依你。”钱公公终于松口,“就先在咱们这儿,还有跟内府库对接时,试着用用你这套法子。不过,务必稳妥,莫要惹出乱子。”
“小的明白!谢公公支持!”林凡心中一定,第一步总算迈出去了。
拿着钱公公的“尚方宝剑”,林凡回到自己的角落,立刻召集“林家军”开会。
“兄弟们,咱们的第一个‘流程再造’项目,启动了!”林凡挥舞着那份SOP 1.0,如同挥舞着一面战旗。
他详细讲解了新规则,并进行了分工:小安子正式担任“文书专员”,负责所有文书的统一接收登记和最终归档;细仔协助设计和完善登记表格;小柱子负责向其他几个试点单位“推销”和解释新流程;新来的两个小火者则负责跑腿传文,并严格执行签字画押制度。
“记住,”林凡强调,“我们不是在找麻烦,我们是在帮大家把事情做得更顺、更快、责任更清!遇到不理解或者抵触的,耐心解释,拿实际效果说话!”
“林家军”领命而去,如同注入新鲜血液的精密齿轮,开始按照新的规则运转起来。
起初,自然是阻力重重。
内府库那边来接洽的老文书,看着小安子递过来的登记表,直皱眉头:“哟呵,整这玩意儿干啥?多此一举!咱家送了几十年文书,从来没出过岔子!”
小柱子赶紧陪着笑脸解释:“老人家,这不是怕出岔子,是为了更快嘛!您想,以后查个旧文书,按这编号一找就找到了,多方便?您签个字,我们也知道这文书是您亲自送到的,免得后续扯皮不是?”
那老文书将信将疑,但碍于司礼监的面子,还是嘟囔着签了字。
司礼监内部也有不适应。赵公公有一次急着要一份工部文书,按旧习惯直接去归档处乱翻,被小安子严格按照新规拦住,要求他先登记、写明事由,气得赵公公吹胡子瞪眼,直骂“小鬼难缠”。
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